Assistenz Back-Office (m/w/x) im Referat "Wohnungsvergabe"
Vollzeit - 40 Wochenstunden | ab sofort | Bewerbungsfrist: 31.07.2025
Das Referat für Wohnungsvergabe ist verantwortlich für die Vormerkung der WohnungswerberInnen und Vergabe von rund 17.500 Wohnungen im städtischen und gemeinnützigen Angebot: die Entgegennahme und Bearbeitung der Anträge, die Vormerkung von WohnungswerberInnen, die Vergabe von Wohnungen, sowie für die Abwicklung von Anträgen von WohnungstauschwerberInnen.
Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/x) im Bereich Back-Office für die Wohnungsvergabe.
Aufgaben:
- Büroadministration und –Organisation, Inventarführung
- EDV-Eingaben und Datenpflege, Erstellen von Excel-Tabellen, Führung von Statistiken und Evaluationen
- Kommunikation mit internen und externen Kooperationspartnern (Hausverwaltungen, Gericht etc.)
- (Vorwiegend) schriftliche und telefonische Beratung und Information von BürgerInnen in allen Angelegenheiten zum Thema Wohnen, zu den Vormerk- und Vergaberichtlinien und zur Wohnungsvergabeplattform
- Organisatorische und administrative Unterstützung des Vergabe-Teams und der Referatsleitung: Schriftverkehr, umfassende Aktenpflege
- Urlaubsvertretung im Back-Office-Team
Sie bringen mit:
- Abschluss einer berufsbildenden mittleren Schule oder kaufmännischer Lehrabschluss
- Erfahrung im Back-Office Bereich: sehr gute Kenntnisse in MS-Office (insbesondere Outlook, Word, Excel)
- Freundliches, bestimmtes Auftreten verbunden mit guten Umgangsformen
- Hohe soziale Kompetenz, Verantwortung und Frustrationstoleranz
- Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten und gute Rhetorik – gefestigte Persönlichkeit
- Großes Interesse am Arbeitsgebiet und an der Beratung
- Selbstsicherheit, Eigenverantwortlichkeit, Belastbarkeit/Stressresistenz
- Erfahrung im Front-Office Bereich (Parteienverkehr) wird vorausgesetzt
- Hohe Einsatzbereitschaft, genaue und selbstständige Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft
- Kenntnisse und Praxis im Produktumfeld MS Office
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Konflikten/Konfliktkompetenz
Wir bieten:
- Flexibles Arbeiten (Gleitzeit und Home-Office Möglichkeiten)
- Mittagessenzuschuss von EUR 6,50 pro Tag
- Gratis Klimaticket Tirol
- Vielfältige Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Gesundheits- und Sportangebote
- Fixe 6. Urlaubswoche ab dem 43. Geburtstag
- Sicherer Arbeitsplatz in der öffentlichen Verwaltung
Entlohnung:
Der zu besetzende Dienstposten ist in der Entlohnungsgruppe c eingereiht. Das monatliche Mindestentgelt beträgt auf Basis von Vollbeschäftigung €2.911,40 brutto, dieses kann sich auf Grund der gesetzlichen Vorschriften durch anrechenbare Vordienstzeiten sowie durch sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Bezugs- bzw. Entlohnungsbestandteile erhöhen.
(Hinweis für interne BewerberInnen: Dienstklasse I-IV)
Bewerbung:
Mit Abgabe der Bewerbungsunterlagen bekunden Sie Ihre Bereitschaft zur Teilnahme an internen wie externen Evaluierungsverfahren und die Zustimmung zur automationsunterstützten Verarbeitung Ihrer Daten.
Die Stadtgemeinde Innsbruck strebt eine Erhöhung des Frauenanteiles an. Frauen sind deshalb besonders eingeladen sich zu bewerben.
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
Ihre Ansprechperson: Anja Scherer